¿Qué es el encargado de prevención?
El encargado de prevención de delitos es la persona designada por la empresa para aplicar y supervisar el modelo de prevención de delitos. Es una pieza central del modelo: sin alguien con tiempo, atribuciones y respaldo, los protocolos suelen quedar en el papel.
La Ley N° 20.393 se refiere a él al describir el modelo de prevención: exige designar uno o más responsables de aplicar los protocolos, con independencia adecuada.
Qué exige la ley
Según la ley, la empresa debe designar a uno o más responsables de aplicar los protocolos, con independencia adecuada. Esos responsables deben tener:
- facultades efectivas de dirección y supervisión;
- acceso directo a la administración, para informar oportunamente, rendir cuentas y solicitar medidas que pueden exceder su competencia.
Además, la empresa debe proveerles los recursos y medios materiales e inmateriales necesarios para cumplir su función, considerando su tamaño y capacidad económica.
Designación y formalización
La ley no regula un procedimiento detallado de designación, ni fija un plazo de duración del cargo. Eso lo define cada empresa, por lo que conviene hacerlo con orden y por escrito. En la práctica se recomienda:
- que el nombramiento lo haga el directorio, la administración superior o los socios, según la estructura de la empresa;
- dejar constancia en un acta o documento formal con las funciones, atribuciones y recursos asignados;
- definir un plazo de ejercicio y causales de término que protejan su independencia;
- incorporar sus funciones al contrato o a un anexo, cuando es un trabajador.
Autonomía e independencia
La independencia es el punto más delicado. Si el encargado depende de las mismas personas cuyas decisiones debe supervisar, o si su evaluación y su remuneración pueden verse afectadas por informar un problema, su autonomía se debilita. Algunas medidas habituales son:
- reportar directamente a la administración superior o al directorio, y no solo a una gerencia intermedia;
- evitar conflictos de interés, por ejemplo, que supervise áreas que él mismo dirige;
- proteger su cargo frente a represalias por el ejercicio de sus funciones;
- dejar registro de sus informes, recomendaciones y de las decisiones adoptadas a partir de ellos.
La autonomía debe poder acreditarse, no solo declararse. Por eso conviene conservar los documentos que la respaldan. Esto importa también en un eventual proceso, en que la empresa deberá poder demostrar que su modelo funciona de verdad.
Un error frecuente es designar a alguien «de papel»: una persona con el nombre en un acta, pero sin tiempo, sin presupuesto y sin reuniones con la administración. Otro es concentrar en el encargado todas las tareas de cumplimiento, cuando el modelo requiere compromiso de la dirección y de las jefaturas. El encargado lidera y supervisa, pero no reemplaza la responsabilidad de quienes dirigen la empresa.
Recursos y reportes
Los recursos pueden ser personas de apoyo, tiempo asignado, presupuesto para capacitación, herramientas informáticas para gestionar el canal de denuncias y asesoría externa cuando se requiera. Deben ser proporcionales al tamaño y a la capacidad económica de la empresa.
Respecto de los reportes, la ley exige acceso directo a la administración para informar oportunamente y rendir cuentas. En la práctica se suele fijar un informe periódico al directorio o a la administración, y un aviso inmediato cuando hay situaciones graves.
¿Qué perfil debería tener?
La ley no establece una profesión específica. En la práctica conviene una persona con conocimiento de la empresa, criterio, integridad y capacidad para relacionarse con todas las áreas. En empresas pequeñas, a veces una misma persona asume el cargo junto con otras funciones o se apoya en un asesor externo; en esos casos hay que cuidar especialmente la independencia y evitar conflictos de interés.
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